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O objetivo do sistema implantado pela FAAP é eliminar 80% do papel que circula nos departamentos e acabar com a burocracia que a separa de seu público. Até o final do ano, a Fundação Armando Alvares Penteado (FAAP) pretende eliminar 80% do papel que circula nas oito faculdades, no colégio e na área administrativa (inclui o atendimento ao aluno, requisições e memorandos, e a tramitação de documentos destinados aos departamentos de Recursos Humanos e Compras). Isso por meio de uma organização digital que acabará com cerca de 15 toneladas de papel por ano, ou, do ponto de vista ambiental, evitar que 300 árvores sejam derrubadas. A redução de papel e de cartuchos de tintas para impressoras deverá proporcionar uma economia anual de R$ 600 mil. Segundo o administrador Rafael Possik (foto), gerente da Gestão da Informação da FAAP e responsável pela implantação do sistema, o objetivo é acabar com o papel e a burocracia excessivos tanto para o público que utiliza os serviços da instituição como para funcionários, professores e alunos. O sistema integra a Internet (Portal FAAP, que recebeu 12,5 milhões de visitas no ano passado) a uma Intranet (rede local de computadores restrita aos funcionários e diretores de uma organização). A FAAP, que já permite inscrições nos vestibulares por meio da Internet, de acordo com Possik, é a única instituição de ensino brasileira em que os alunos podem renovar e pagar matrículas, consultar notas e faltas e ofertas de estágio, além de fazer outras consultas, pela rede mundial de computadores. As respostas são enviadas por e-mail e o papel só entra em cena se a legislação exigir um documento impresso. Até a convocação para reuniões, antes feita por memorandos, passará a ser eletrônica. Em seus computadores, professores ou funcionários receberão as imagens do diretor do departamento fazendo o convite e explicando a pauta da reunião. "A convocação digital agiliza os processos, ao mesmo tempo que o convite com a imagem do diretor ajuda a quebrar a frieza natural dos memorandos", afirma Possik. Com isso, a fundação passa também a economizar tempo. Com a documentação sendo arquivada eletronicamente, a busca de informações (pelo nome ou pelo número do processo) é feita em segundos. Feudos e castelos De acordo com Possik, a organização digital não reduz o pessoal, mas qualifica as pessoas envolvidas no processo, o que possibilita uma maior integração entre os departamentos. "Acabam-se os feudos e os castelos, as informações circulam mais depressa e os contatos tornam-se mais transparentes. Se um documento é enviado para um departamento, este não terá como alegar que não recebeu, já que o protocolo de entrega é eletrônico", garantiu, ao dizer que o grande diferencial são as pessoas, que precisam estar engajadas e motivadas. "Do contrário, o processo não anda", enfatiza. Para ele, a digitalização não vai distanciar a escola de seu público. "A máquina não é responsável pela interação, apenas facilita o relacionamento entre pessoas, que não deixa de existir, tanto que os departamentos continuam montados para atender pessoalmente os alunos, caso prefiram", explica. Choque cultural Mas, para que o sistema dê certo, Possik entende que a cultura da empresa não pode ser afetada. No caso da FAAP, os documentos e os processos já existiam, apenas foram digitalizados. "Não houve um choque cultural. As pessoas já estavam habituadas aos documentos e ao fluxo que eles seguiam. Só que agora é de forma eletrônica", conclui.
Outra vantagem, segundo ele, é a possibilidade de monitoramento do sistema. Através de um "mapa" pode-se ver quem está "plugado" na Intranet. "Em março, por exemplo, tivemos 900 mil páginas visitadas e detectamos que o usuário fica conectado, em média, quatro horas por mês", diz. Mapear o acesso à Internet também é importante. No caso da FAAP, descobriu-se que cerca de 75% dos acessos ao portal são feitos por meio de banda larga, o que permite à instituição gerar um volume de informações muito grande. No ano passado, por exemplo, foram criadas quatro mil páginas e atualizadas outras três mil. |
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